창립기념일이 두 달 앞으로 다가왔는데 아직 정해진 것이 없다면 마음이 급해집니다. 매년 하던 대로 하자니 임직원들의 반응이 예전 같지 않고, 새롭게 해 보자니 무엇을 바꿔야 할지 감이 잡히지 않습니다. 기업행사를 맡은 담당자들이 공통으로 겪는 고민입니다.
기업행사는 외부 손님을 초청하는 행사와 달리 참석자 대부분이 임직원입니다. 그래서 화려한 연출보다 진행이 매끄러운지, 순서가 지루하지 않은지가 만족도를 좌우합니다. 이 글에서는 광주에서 기업행사를 준비할 때 필요한 기간과 단계별로 결정해야 하는 항목을 정리했습니다.
기업행사에 들어가는 행사의 종류
기업행사라는 말 안에는 성격이 다른 여러 자리가 함께 묶여 있습니다. 창립기념식은 회사의 역사를 정리하고 장기근속자를 예우하는 자리입니다. 시상식은 성과를 공개적으로 인정하는 자리라 수상자 동선과 무대 조명이 중요합니다.
워크숍과 신제품 발표회는 성격이 또 다릅니다. 워크숍은 참석자가 오래 앉아 있는 만큼 좌석 간격과 음향의 명료도가 중요하고, 발표회는 화면과 자료의 가독성이 중심이 됩니다. 같은 기업행사라도 무엇을 준비의 중심에 두어야 하는지가 이렇게 달라집니다.
연말 시무식이나 종무식처럼 매년 반복되는 자리도 있습니다. 반복되는 행사일수록 작년과 무엇이 달라졌는지가 눈에 띄기 때문에, 전체를 바꾸기보다 한두 가지 순서만 새로 구성하는 방식이 부담이 적습니다.
준비 기간은 얼마나 잡아야 하는가
규모에 따라 다르지만 백 명 이상이 모이는 기업행사는 대체로 여덟 주 정도를 잡습니다. 이 기간이 길어 보이지만 실제로는 빠듯한 편입니다.
첫 두 주는 목적과 예산 범위, 참석 대상을 정하는 데 씁니다. 다음 두 주는 장소를 확정하고 현장 조건을 확인하는 기간입니다. 그 다음 두 주 동안 구성안과 견적을 조정하고 식순을 확정합니다. 마지막 두 주는 원고와 영상, 시상 물품과 좌석 명패처럼 실물이 필요한 항목을 제작하는 데 씁니다.
기간이 부족할 때 가장 먼저 문제가 되는 것은 제작이 필요한 항목입니다. 무대와 음향 장비는 보유 장비를 투입하면 되지만, 인쇄물과 기념품은 제작 기간을 줄일 수 없습니다. 일정이 촉박하다면 제작 항목을 줄이는 방향으로 구성을 잡는 편이 현실적입니다.
단계별로 결정해야 하는 항목
준비가 밀리는 이유는 대부분 결정이 미뤄지기 때문입니다. 어느 단계에서 무엇을 확정해야 하는지 미리 알아 두면 일정 관리가 수월해집니다.
장소를 정할 때는 참석 인원과 좌석 형태를 함께 정합니다. 같은 인원이라도 극장식으로 앉는지 원형 테이블에 앉는지에 따라 필요한 면적이 두 배 가까이 차이 납니다. 식후 오찬을 같은 공간에서 진행할지 이동할지도 이때 함께 정합니다.
식순을 확정할 때는 전체 시간을 먼저 정합니다. 보통 본 행사는 한 시간에서 한 시간 반 사이로 잡습니다. 이 안에 개식과 국민의례, 인사말과 축사, 시상과 기념 순서, 폐식을 배치합니다. 영상이나 공연을 넣는다면 길이를 미리 재서 전체 시간에 반영해야 합니다.
내빈 명단과 호칭은 늦어도 행사 이 주 전에 확정합니다. 사회 원고와 좌석 명패, 소개 순서가 모두 이 명단에서 나오기 때문입니다. 이 부분이 늦어지면 여러 항목이 함께 밀립니다.
현장에서 자주 놓치는 지점
준비를 잘해 두어도 당일에 문제가 되는 부분이 있습니다. 대표적인 것이 주차와 접수입니다. 참석자가 한꺼번에 도착하는 시간대에 주차 공간이 부족하면 시작 시간이 밀립니다. 접수대 위치가 동선과 어긋나도 같은 문제가 생깁니다.
음향은 리허설에서 반드시 확인합니다. 빈 공간에서 맞춘 음량은 사람이 들어차면 달라집니다. 무선 마이크는 여분을 준비하고, 사회자와 축사자가 실제로 쓸 마이크로 미리 소리를 내 보는 편이 안전합니다.
시상이 있는 행사라면 수상자의 이동 경로를 미리 정합니다. 좌석에서 무대까지 어느 쪽으로 올라가고 어느 쪽으로 내려오는지 정해 두지 않으면 무대 위에서 동선이 엉킵니다. 자세한 진행 단계는 광주행사대행 안내에서 확인하실 수 있습니다.
정리하면
기업행사는 새로운 것을 넣는 일보다 정해진 시간 안에 순서를 정확히 지키는 일이 어렵습니다. 준비 기간을 여덟 주 정도로 잡고 단계마다 결정할 항목을 미리 나눠 두면 일정에 쫓기지 않습니다.
대행을 맡길지 판단하는 단계라면 광주행사대행 맡기기 전에 정리해 두면 좋은 것들을 먼저 읽어 보시고, 예산 항목을 확인하려면 광주 행사대행 견적을 구성하는 항목을, 임직원 단합을 함께 준비한다면 광주 체육대회 대행 종목 구성과 현장 운영을 참고하시기 바랍니다.
