견적서를 세 군데에서 받아 놓고 나란히 펼쳐 보면 오히려 더 헷갈립니다. 총액은 비슷한데 항목 수가 다르고, 어떤 곳은 한 줄로 묶여 있고 어떤 곳은 잘게 나뉘어 있습니다. 무엇이 빠졌는지 무엇이 더 들어갔는지 알 수 없으니 결국 총액만 보고 판단하게 됩니다.
행사 견적이 어려운 이유는 금액이 커서가 아니라 항목의 기준이 업체마다 다르기 때문입니다. 항목이 어떤 원리로 나뉘는지 알면 총액이 아니라 구성으로 비교할 수 있습니다. 이 글에서는 견적서를 이루는 항목과 각 항목의 금액을 움직이는 변수를 정리했습니다.
견적서를 이루는 다섯 갈래
구성은 업체마다 다르지만 크게 다섯 갈래로 묶입니다. 무대와 구조물, 음향과 조명과 영상 장비, 투입 인력, 의전과 제작 물품, 부대 운영입니다.
무대와 구조물에는 무대 단과 트러스, 백월과 천막, 카펫 같은 항목이 들어갑니다. 크기와 높이가 커질수록 자재와 설치 시간이 늘어납니다. 음향과 조명과 영상은 장비의 종류와 수량으로 정해집니다. 발광다이오드 화면은 크기 단위로 계산되는 경우가 많습니다.
투입 인력에는 기술 감독과 설치 인력, 사회자와 진행 요원, 안내와 접수가 포함됩니다. 의전과 제작 물품은 좌석 명패와 흰장갑, 코사지, 테이프 커팅 용품, 기념품처럼 실물로 제작하거나 준비하는 항목입니다. 부대 운영은 케이터링과 커피차, 주차 안내와 포토존처럼 본 행사 주변을 채우는 부분입니다.
금액을 움직이는 가장 큰 변수
가장 자주 오해하는 부분이 있습니다. 설치 인력의 비용이 행사 시간에 따라 정해진다고 생각하는 것입니다. 실제로는 그렇지 않습니다.
인력 비용을 좌우하는 것은 반입 물량입니다. 한 시간짜리 행사여도 무대와 장비가 많이 들어가면 그만큼 옮기고 세우는 데 사람과 시간이 필요합니다. 반대로 세 시간짜리 행사라도 장비가 적으면 설치와 철수는 짧게 끝납니다. 행사 시간이 아니라 물량이 기준이라는 점을 알아 두면 견적서를 읽기가 수월해집니다.
현장 조건도 큰 변수입니다. 차량이 무대 바로 앞까지 들어갈 수 있는 현장과 멀리 대고 손으로 옮겨야 하는 현장은 같은 물량이어도 필요한 인력이 다릅니다. 화물 승강기가 없는 실내 시설이나 계단을 거쳐야 하는 곳도 마찬가지입니다.
일정도 영향을 줍니다. 행사 전날 밤이나 당일 새벽에 설치해야 하는 조건이면 인력 운용 방식이 달라집니다. 대관 시간이 짧아 설치와 철수를 한꺼번에 해야 하는 경우도 같습니다.
대여로 진행할 때 확인할 것
필요한 품목만 대여하는 방식으로도 진행할 수 있습니다. 무대와 음향, 천막과 의자, 테이블처럼 물품 단위로 빌리는 방식입니다.
다만 대여라고 해서 물건만 받는 것은 아닙니다. 무대와 음향처럼 설치가 필요한 장비는 업체에서 설치하고 철수까지 담당합니다. 그래서 대여로 진행하더라도 현장 여건 확인은 똑같이 필요합니다. 견적서에 설치와 철수가 포함되어 있는지 확인해 두면 나중에 항목이 추가되는 일을 줄일 수 있습니다.
수량 산정도 미리 정합니다. 의자와 테이블은 참석 인원보다 여유 있게 잡는 편이지만, 지나치게 많으면 반입 물량이 늘어 비용이 함께 올라갑니다. 예상 인원의 범위를 좁혀 두는 일이 결국 비용 관리로 이어집니다.
견적서를 비교하는 방법
총액을 먼저 보면 판단이 어렵습니다. 항목을 같은 기준으로 맞춰 놓고 비교하는 편이 정확합니다.
먼저 다섯 갈래로 나눠 각 업체의 항목을 옮겨 적어 봅니다. 그러면 어느 견적서에 무엇이 빠져 있는지 드러납니다. 무대 크기와 음향 장비 수량처럼 규격이 적힌 항목은 숫자를 나란히 두고 봅니다.
다음으로 포함 범위를 확인합니다. 설치와 철수, 운반과 보험, 리허설 인력이 포함되어 있는지 봅니다. 이 항목들이 빠져 있으면 총액이 낮아 보이지만 나중에 추가됩니다.
마지막으로 조정이 가능한 항목을 찾습니다. 예산이 정해져 있다면 무대 규모나 제작 물품처럼 조정 폭이 큰 항목부터 줄이는 편이 행사의 완성도를 덜 해칩니다. 전체 진행 단계는 광주행사대행 안내에서 확인하실 수 있습니다.
정리하면
견적은 총액이 아니라 구성으로 읽는 자료입니다. 다섯 갈래로 나눠 항목을 맞춰 보고 포함 범위를 확인하면, 어느 견적이 우리 행사에 맞는지 판단할 수 있습니다.
행사 종류별로 어떤 항목이 중심이 되는지는 광주 준공식 기공식 개소식 식순 구성과 광주 문화행사 축제 대행에서 확인할 무대와 음향에서 나눠 정리했습니다. 대행 범위를 먼저 정하고 싶다면 광주행사대행 맡기기 전에 정리해 두면 좋은 것들을 참고하시기 바랍니다.
